對於常需要撰寫各種英文信函的法務人員而言，許多經手的文書形式看似簡單，但在日常法務工作卻中扮演著關鍵角色，能夠有效地確立雙方的法律權利與義務。在接下來的系列文章中，筆者將先從三種最常見的法律文書談起：通知、確認函與同意函，以實際案例分析與常用句式介紹，並提供完整的中英文範例以供參考。

通知（Notice）

通知是一種法律文件，用來正式通知對方某個重要事項或決定。這種文件可以作為法律上的正式通知證明。

範例：我方提前終止合作協議，可透過通知信正式通知對方。

通知英文句式：

• 開頭：This is a formal notice regarding [specific matter]. 本信件作為【填入特定事宜】的正式通知

• 細節：We hereby notify you of our intent to terminate the agreement dated [date], effective [termination date]. 我方正式向您通知將終止於【填入日期】簽署之合約，終止生效日期為【填入日期】。

確認函（Confirmation Letter）

確認函用來記錄已完成的事項或雙方達成的共識。這種文件主要是對已發生的事實或條件進行確認，而不是約定未來的義務。

範例：我方確認收到特定文件。

確認函英文句式：

• 開頭：We confirm receipt of [specific item]. 我方確認收到【填入文件名稱】。

• 細節：This letter serves to acknowledge that we have received the signed contract dated [date]. 本函作為我方確認收到於【填入日期】簽署之合約。

同意函（Consent Letter）

在法務工作上，我們經常會要求對方對特定事項表示同意。同意函通常需要對方簽署並回覆，以證明他們同意某項安排或行動。而作為出示同意函的對方而言，通常也會加入一句對其他事項「不棄權」的附帶聲明。

範例：同意對方請求的延展事宜。

同意函英文句式：

• 開頭：We hereby grant our consent to delay the commencement of [specific event] at your discretion for [duration]. 我方特此同意您自行決定將 【填入事件名稱】的開始時間推遲【填入時間長度】。

• 細節：This consent is granted without waiving any conditions set forth in the agreement. 此次我方同意，但不代表放棄合約所載的任何條件。

來看看一個結合三者的應用範例吧！

假設情景：A方廠商通知對方有不可抗力事故造成給付延遲，要求B方客戶確認此屬不可抗力而不得究責，並同意不要求延遲違約金

使用文件：A方出具通知函，要求B方簽署確認函與同意函

假設今天我們是A方的法務，接到一項吃力不討好的差事：請求客戶允許延遲交付某項工作成果（deliverable）。但合約上明明寫著延遲給付的違約金（liquidated damages），怎麼辦？再仔細找找，好像有一條「不可抗力」（Force Majeure）可以拿來用，條文是這樣寫的：

• Force Majeure. No delay, failure, or default will constitute a breach of this Agreement to the extent caused by acts of God, acts of war, riots, strikes or other labor disputes, or other causes beyond the performing party’s reasonable control.

• 不可抗力。因天災、戰爭、暴動、罷工或其他勞資糾紛，或其他超出履約方合理控制範圍的原因，致一方延遲、無法履行或違反本契約義務時，不構成對本協議的違反。

太好了，工作成果交不出來的主要原因就是加拿大港口最近鬧罷工，材料出不來，這下子有理由可以寫了。先來寫份「因國外罷工造成延遲」的「通知」，加上要求對方「確認」此段時間「非屬違約」，再請對方「同意」「不會要求違約金」，不就可以保護公司了嗎？

A方廠商的通知與請求

Subject: Notice of Force Majeure and Request for Delivery Extension

Dear Client,

We are writing to formally notify you of a force majeure event that has affected our ability to meet the agreed delivery deadline of [original deadline date] under the agreement dated [agreement date]. This unforeseen circumstance includes [brief description of the force majeure event, e.g., strike] and is beyond our reasonable control.

In light of this situation, we kindly request your consent to extend the delivery deadline to [proposed new deadline] and agree not to claim liquidated damages for this delay.

Thank you for your understanding and cooperation during this challenging period.

Best regards,

XXX

標題：通知不可抗力事件暨交付延期請求

客戶您好：

我們在此通知您，根據【填入簽訂日期】簽訂的協議，發生了一起不可抗力事件，影響了我們履行原定於【填入原交付截止日】交付義務的能力。該不可預見的情況包括【簡要描述不可抗力事件，例如，罷工】，此情況超出我們的合理控制範圍。

鑑於此情形，我們敬請您同意將交付截止日期延至【建議的新截止日】，並同意不就此延期要求違約金。

感謝您在此困難時期的理解與合作。

XXX 敬上

B方客戶的確認與同意

當然，收到這封信後客戶當然不會想善罷甘休，讓我們假設AB之間在某些事項上做了一些調整（業務與法務再次通力合作謀求公司利益最大化～），導致B方客戶願意妥協，這時B方法務才願意出具下面這封延期的確認與同意函。

Subject: Confirmation and Consent Regarding Delivery Extension

Dear Supplier,

We acknowledge your notice dated [date of notice] regarding the delay in meeting the agreed delivery deadline under the agreement dated [agreement date].

We confirm that the delay is caused by a strike, which qualifies as a force majeure event beyond your control. Additionally, we consent to extending the delivery deadline to [new proposed deadline] and agree not to claim liquidated damages for this delay. This consent is granted without prejudice to any other rights or remedies available to us under the agreement.

Best regards,

XXX

標題：關於延長交貨的確認及同意

廠商您好：

我方已獲悉您於【填入通知日期】發出的通知，您表示將無法遵守【填入簽訂日期】簽訂的協議所約定的交貨期限。

我們確認延遲是由於罷工造成的，這屬於您無法控制的不可抗力事件。此外，我們同意將交貨期限延長至【新的擬定期限】，並同意不就此次延遲索取違約金。此同意並不影響我們依據本合約享有的任何其他權利或救濟。

XXX 敬上

結語

在AI快速發展的時代，有人可能會問：「為什麼還需要了解英文信函的寫作技巧？直接用AI不就好了嗎？」確實，AI是個強大的工具。但是，身為法務人員，我們必須充分理解每封信函的目的、形式和關鍵內容，才能有效審視AI產出的內容是否確實符合我們的需求。這正是本文希望能夠協助各位的地方：建立這份基本的判斷能力。